Les visiteurs de votre site ont parfois besoin de prendre rendez-vous, notamment si une conversation doit prendre du temps (exemple : création d’un projet ou d’un devis détaillé, etc.). La fonctionnalité prise de rendez-vous vous permet de connecter iAdvize à un outil de planification existant (que votre entreprise utilise déjà ou non) pour leur permettre de bénéficier de ce type de service. L’article suivant vous présente les principes de fonctionnement et vous détaille comment installer cette solution.

1. Principe

Cette fonctionnalité permet à vos visiteurs de prendre rendez-vous depuis une conversation avec un bot ou un répondant humain : 

• pour fonctionner et fixer le rendez-vous, vous aurez besoin de connecter iAdvize à un outil de planification tiers (type Calendly, Outlook calendar, etc.)
• durant une conversation avec un bot ou un répondant humain, vos visiteurs se voient proposer un lien vers un agenda en ligne
• vous pouvez leur proposer un rendez-vous par chat, call ou vidéo, ou bien avec un conseiller en magasin
• suite à leur réservation, vos visiteurs reçoivent un email ou un SMS de confirmation contenant un lien

• si le rendez-vous est prévu en ligne, ce lien redirige vos visiteurs vers une page ou une règle d’engagement spécifique de votre site afin de les mettre en contact avec le bon répondant, via le bon canal

Voici un exemple d’expérience de prise de rendez-vous avec un répondant vue par vos visiteurs :

Voici un exemple d’expérience de prise de rendez-vous avec un bot vue par vos visiteurs :

En sélectionnant ce lien, vos visiteurs peuvent choisir un créneau disponible parmi les agendas de vos répondants.

Vos visiteurs reçoivent ensuite une confirmation de rendez-vous avec un lien vers la page de votre site ou la règle de ciblage vers laquelle renvoyer vos visiteurs le jour J. Vos visiteurs peuvent modifier, annuler le rendez-vous ou l’agenda à son agenda directement depuis l’email ou le sms de confirmation.

Vous pouvez choisir de dédier une page de votre site à la prise de rendez-vous (voir exemple ci-dessous) ou si ce n’est pas le cas, de renvoyer vos visiteurs vers une règle de ciblage en particulier.

2. Comment créer une expérience de prise de rendez-vous avec iAdvize ?

2.1. Connectez iAdvize avec une solution externe de prise de rendez-vous

Pour ouvrir une modale sur le côté de la chatbox, vous pouvez définir ce prérequis directement dans le tag iAdvize. 

Voici un exemple avec la solution externe de prise de rendez-vous Calendly (il vous faudra adapter le code en fonction de la solution externe choisie).

• Modifiez le tag iAdvize pour détecter votre solution externe de prise de rendez-vous

• Ajoutez pour ce faire les deux fichiers pour le style et le script de Calendly dans votre en-tête HTML :

• Ajoutez à votre tag iAdvize la méthode handler handleClickedUrl à iAdvizeInterface comme ci-dessous :

2.2 Configurez votre solution externe de prise de rendez-vous

2.2.1 Synchronisez les agendas de vos équipes

• Synchronisez les agendas de vos équipes pour proposer des créneaux de disponibilité de rendez-vous cohérents et à jour. 

  • Assurez-vous de bien connecter les agendas de vos équipes (qu’ils soient individuels ou partagés) avec votre solution externe. Ainsi lors de l’expérience de prise de rendez-vous vos visiteurs auront accès aux derniers créneaux.

2.2.2 Créez des créneaux de prise de rendez-vous en ligne dédiés à des magasins 

• Pour cela, créez des équipes (cela dépendra de la solution externe choisie), c'est-à-dire un groupe d'utilisateurs qui partagent la même localité ou les mêmes compétences

• Ensuite créez une logique de distribution entre ces groupes. 

Ceci vous permettra de proposer directement le choix de magasins au moment de la prise de rendez-vous de vos visiteurs. 

2.2.3 Activez les emails ou sms de confirmation

Vos visiteurs pourront ensuite modifier, annuler ou ajouter l’événement dans leur calendrier. 

Vous pouvez personnaliser ces emails aux couleurs de votre marque.

2.2.4 Insérez un lien pour un rendez-vous en ligne (video, chat, téléphone) 

Prévoyez un lien pour chaque page de magasin ou par règle de ciblage créée à insérer pour connecter des visiteurs avec les vendeurs d’un magasin en particulier.

Voici un exemple de lien Calendly vers une règle de ciblage :

 
https://{{utm_source}}/?booking_meeting_reserved_email={{invitee_email}}

Ici, nous avons inséré deux variables :

• La variable Calendly utm_source qui contient l'URL vers une page de votre site web dédiée aux réunions vidéo. Vous l’avez définie juste au-dessus dans la partie Connecter iAdvize avec une solution externe de prise de rendez-vous
• La variable Calendly invitee_email (optionnel) qui contient l'adresse email de la personne qui a réservé la réunion

2.2.5 Insérez un lien pour un rendez-vous physique dans un magasin

Insérez l’adresse du magasin et les indications nécessaires pour y accéder.

2.3 Créez l’expérience de prise de rendez-vous au sein de l'administration d’iAdvize

2.3.1 Créez votre scénario de prise de rendez-vous pour votre bot

Rendez-vous dans l’outil de bot builder pour créer votre scénario de prise de rendez-vous.

Pensez à :

• Demander en amont l’adresse email du visiteur pour pouvoir éventuellement la pré-remplir dans votre outil de prise de rendez-vous (étape optionnelle)
• Demander au visiteur s’il souhaite un rendez-vous en physique, en ligne, ou avec une compétence en particulier (étape optionnelle)
• Proposer un message enrichi comprenant l’URL qui ouvrira votre formulaire de prise de rendez-vous. Ce lien pourra être formaté en utilisant les markdown.
  
  

Voici un exemple d’URL à insérer
[Book an appointment](https://calendly.com/product-iadvize/30min?email={email}
&hide_gdpr_banner=1"Book an appointment")

• En vert, le texte affiché au visiteur.
• En bleu, l'URL de votre formulaire (exemple ici avec Calendly) pour votre rendez-vous en ligne.
• En rouge, le paramètre optionnel Calendly que vous devez ajouter juste après l'URL afin de pré-remplir l'email du visiteur dans le formulaire de la solution de prise de rendez-vous (étape optionnelle).
• En jaune, le paramètre optionnel Calendly qui vous permet de cacher la bannière GDPR de la solution externe de prise de rendez-vous si votre visiteur accepte déjà par ailleurs RGPD et cookie via iAdvize ou sur votre site (étape optionnelle).
• En gris, la description du lien qui n'est pas affichée au visiteur.

2.3.2 Créez votre scénario de prise de rendez-vous pour vos répondants

• Allez dans la rubrique “équipe” dans l’administration iAdvize pour créer de nouveaux liens pré-enregistrés dans la bibliothèque de réponses de vos répondants. Chaque répondant pourra ensuite proposer une prise de rendez-vous à un visiteur lors d’une conversation.
• Insérez une URL qui ouvrira votre formulaire de prise de rendez-vous. Ce lien pourra être formaté en utilisant les markdown. Vous pouvez réutiliser le même URL que pour l’expérience bot ci-dessus.