Il est possible d'ajouter des réponses pré-enregistrées, qui vous permettront de répondre plus rapidement à des questions fréquemment posées par vos visiteurs. Celles-ci seront facilement accessibles depuis le pupitre iAdvize.

1. Créer des réponses pré-enregistrées

La gestion des réponses pré-enregistrées s’effectue depuis les contenus, rendez-vous dans “Equipe” puis “Contenus” et sélectionnez le type de contenu depuis le menu déroulant.

Vous pourrez ici consulter l'ensemble des réponses existantes :

Sur cette page il est possible de :

• Administrer, créer une nouvelle réponse  (1) : 3 pictogrammes pour gérer les catégories, les paramètres ou créer une nouvelle réponse.
• Rechercher et trier les réponses (2) : en filtrant les réponses par catégorie, ou encore en faisant une recherche parmi le contenu des réponses existantes.
• Editer, ou supprimer une réponse (3) : Cliquez sur la croix  pour supprimer définitivement une réponse. Pour éditer une réponse cliquez sur l'icône.

2. Ajouter une réponse pré-enregistrée

Note : Avant d’ajouter des réponses, nous vous conseillons créer les catégories qui vous permettront de les classer (facultatif).

Pour ajouter une nouvelle réponse, il vous suffira de sélectionner la catégorie (1) à attribuer, de saisir le contenu de la réponse (2) et à qui vous souhaitez le rendre disponible (3) : 

NB : vous pouvez créer une réponse pré-enregistrée comportant un retour à la ligne, réalisé à partir de votre clavier ; nous vous déconseillons d'utiliser une balise <br> pour "écrire" ce retour à la ligne. Il sera visible pour vos conseillers. Il le sera également pour vos visiteurs sauf si ces derniers sont sur des canaux tiers tels que WhatsApp et Messenger.

3. Paramétrer les réponses pré-enregistrées

Vous pouvez accéder à la page des paramètres depuis l'icône suivant :

Sur cette page vous pouvez définir la façon dont les réponses seront accessibles sur le pupitre :

• Autocomplétion (1) : une fois cette option activée, des réponses vous seront suggérées automatiquement en fonction de votre saisie sur le pupitre (voir l'exemple présenté un peu plus haut)
• Classement des réponses pré-enregistrées (2) : Permet de modifier l'ordre d'apparition des réponses dans le menu accessible depuis le pupitre (par ordre alphabétique, ou par date de création).
• Classement des catégories des réponses pré-enregistrées (3) : Permet de modifier l'ordre d'apparition des catégories de réponses dans le menu accessible depuis le pupitre (classement manuel, par ordre alphabétique, ou par date de création).
• Smart Answers (4) : Permet d'afficher des suggestions, adaptées au contexte de la discussion et puisées dans l'historique des conversations. Les Smart Answers vont permettre à vos agents de plus rapidement et facilement constituer leurs réponses et d'optimiser leur temps de traitement. 

4. Envoyer une réponse pré-enregistrée depuis le pupitre

Il y a deux manières d'accéder aux réponses pré-enregistrées via le pupitre.

4.1 Via le menu de sélection de réponses

Depuis le pupitre : cliquez sur  pour afficher le menu contenant les réponses pré-enregistrées. Celles-ci s’afficheront alors sous cette forme :

Apparaîtront alors les catégories. Cliquez sur l'une des catégories pour afficher les réponses pré-enregistrées.

4.2 Via la suggestion automatique de réponses

Si l'option "Proposer des réponses pré-enregistrées lors de la saisie d'un message" est activée dans les paramètres (voir plus bas dans le point 4), il vous suffira alors de commencer la saisie d'un message pour voir apparaître les réponses contenant votre saisie. Cela s'appelle l'autocomplétion :

4.3 Utiliser les réponses pré-enregistrées personnalisées

Les conseillers professionnels et les experts indépendants peuvent enregistrer et gérer des réponses pré-enregistrées personnelles.

Ils peuvent ensuite les utiliser lors d'une conversation de la même façon qu'ils utilisent des réponses pré-enregistrées communes. Pour en savoir plus, veuillez consulter l'article dédié : Utiliser les réponses pré-enregistrées personnalisées

5. Les réponses pré-enregistrées pour votre communauté

6. Exemples de réponses pré-enregistrées